Email bị trả lại ( email hỏng) có nghĩa là email được gửi đi không thành công do nhiều nguyên nhân khác nhau. Các nguyên nhân hỏng bao gồm:
Địa chỉ email của người nhận không tồn tại
Hòm thư của người nhận bị đầy
Máy chủ email chặn các thông điệp bằng bô lọc theo nội dung hoặc blacklist
Máy chủ email của người nhận tạm thời bị ngưng trệ hoặc không kết nối đươc
Nguyên nhân đầu tiên ( địa chỉ email không tồn tại) được gọi là nguyên nhân hỏng cứng ( hard bounce). Còn lại là nguyên nhân hỏng mềm ( soft bounce)
Địa chỉ hỏng cứng là hỏng thật sự, bạn cần loại chúng ra khỏi danh sách. Còn đối với địa chỉ hỏng mềm thì vẫn có thể gửi thành công được trong tương lai. Ví dụ: inbox của một người bị đầy, không thể tiếp tục nhận thêm email. Khi bạn gửi email cho người đó sẽ nhận được báo cáo hỏng mềm. Sau khi người đó xóa bớt inbox, bạn lại có thể gửi email thành công.
Sau khi bạn gửi email đi, phần mềm email marketing sẽ tự động lọc ra các địa chỉ hỏng cứng để không tiếp tục gửi đến chúng trong các lần sau. Còn với địa chỉ hỏng mềm, sau 2 lần hỏng mềm liên tiếp, phần mềm email marketing mới loại địa chỉ hỏng khỏi danh sách gửi.
Phần mềm email marketing sẽ cho bạn biết lượng email hỏng và tỷ lệ hỏng. Tỷ lệ hỏng cao cho thấy danh sách email của bạn không tốt.
Xem thêm: Hướng dẫn lọc danh sách theo các tiêu chí